做好机关会议服务工作应把握的几个原则

机关会议服务是机关事务工作的重要组成部分。开好一次成功的会议，良好的会议服务保障工作不可或缺。随着社会文明程度的不断提高，社会文明的一些成果也悄无声息地渗入到各类会议管理中，融入到服务的整个过程，会议服务管理的内涵也发生了深刻的变化。现代会务的服务，不再只是端茶送水的简单劳动，文化、高科技渐渐融入其中，科学的组织方法、信息化的手段也贯穿机关会议服务工作的全过程。做好当前的机关会议服务工作，应把握好以下六个原则。
一、充分准备的原则充分的准备是成功的一半。任何一次成功的会议都是建立在充分准备的基础上的。一是会前准备。会务人员接到通知后，要清楚会议的目的和要求，领会领导或组织者的意图。重大会议，会议管理者应进行必要的工作动员，在心理上做好充分的准备。对每个细节、每个程序都要认真对待，问题尽量想得多一点，准备尽量充分一点，以防止漏洞和差错。二是做好计划，即策划拟定会议方案。尤其是大型会议，不仅应有总体计划，会议的各个组织部门也应制定相应的落实计划，如秘书、接待、材料、新闻报道、保卫等都应有严密的计划。特别是会务服务的细节、计划要做到以分秒来计算，必要时还要多做几套方案。三是责任到人。会务工作是一项系统工作，需要有明确的分工和相互之间的配合和协调。各方面人员应按照会议计划或方案落实责任人，做到任务到人、责任明确。四是做好其他方面的准备。管理者要分头抓好落实工作，从会场布置到会议用品，从音响效果到生活设施，不仅要求配齐、备全，还要进行使用检查，确保万无一失。二、热情周到的原则会议服务内容具体，涉及许多方面，面对的又是不同年龄、不同层次、不同需求的与会者。应提倡“以人为本”的服务理念，努力提供方便于人、安心于人和为人解忧的各项服务措施。强调想与会者所想，帮与会者所需，解与会者所难。要在日常会务服务工作中不断吸取和推广好的服务经验和做法，不断总结和发展服务技能、技艺，探索和研究人性化服务、细微服务、悟性服务、延伸服务的办法和方法，不断提高服务水平。三、严密组织的原则机关会议和相关活动的组织工作，涉及方方面面，每个方面的工作都由一定数量的人员承担。要保证会议的顺利进行，每个环节都要组织得十分严密，每一项组织程序都要环环相扣，管理与服务部门要密切配合，加强协调，防止工作脱节。大型会议的组织活动更要加强与主办单位的配合，甚至还要动员主办单位人员共同参与会务服务工作。会务管理者应按工作程序开展工作。尤其是大型会议，先做什么、后做什么都要严格按照程序开展服务工作。此外，一个大型会议，往往需要几个部门共同组织，机构部门之间、会务工作人员之间要协调配合好，形成一个统一的整体，不能人人动嘴不动手，更不允许任何人推诿、扯皮。要实实在在想工作、抓工作，落实工作。同时要强调统一指挥，防止多头指挥。为保证会议顺利进行，应当根据任务定人定岗，实行责任制。会务管理者要加强检查，及时发现问题，堵塞漏洞。四、讲究礼仪的原则会议服务是机关形象的一个窗口。会议的服务人员要进行必要的现代礼仪培训。做到面容整洁，衣着得体，和蔼可亲；举止上要稳重端庄，风度自然，从容大方；语言上要声音适度，与其温和，温文尔雅。讲究礼仪是个人修养的自然流露和体现，同虚情假意、矫揉造作是截然不同的。在工作交往中都要平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。