公函使用上应该注意的一个问题

函有公函和便函两种。行政公文中的函指的是公函。《国家行政机关公文处理办法》规定：函“适用于不相隶属机关之间商洽、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等”。按照这个定义，凡是“不相隶属机关之间”行文，都应该用函。
目前，对于函这一文种的使用存在着一些模糊的或错误的看法。比如：有人认为，函不算是正式文件，用函来请求人家批准解决某个问题，不能表达自己谦恭的态度，担心会影响问题的解决。还有人认为，函只是平行的公文，直来直去，“用它来叫我这个主管部门办这办那，小看了本机关”。结果，在实际应用时，常常是各种各样的“请示”“报告”取代了函，出现了处级机关向科级单位“请示”“报告”，平行机关之间相互“请示”“报告”的现象。这一问题应该引起注意并切实加以纠正。首先，每种公文都有其特定的用途。准确地选用文种是促进公文规范化的重要条件。“适用于不相隶属机关之间”这11个字对函的行文方向做了明确的界定，既然如此，就不应再去搞“变通性”的做法。其次，应该认识到，国家机关的基本职能是为基层、为人民服务，在职权范围内全心全意地工作是每个机关的基本职责。因此，严格按照国家的有关规定行文，不能算是失“礼”，也不应该超越规定的要求去计较什么“礼”。再次，并不是只有“请示”“报告”才能表达发文单位谦恭的态度，函也可以做到这一点，比如：《××关于商请解决××××问题的函》，由于有了“商请”二字，这个题目就显得比较客气。在内容的表述上，如果能做到理由充分，语气谦和，也能使对方体会到发文单位诚恳的态度，而不会产生“被逼决定”的感觉。总之，当前函在使用上存在的问题必须引起我们的重视并切实加以克服，而准确地把握函的性质和特征，是正确使用函的关键。这也进一步说明，认真地、不折不扣地执行《国家行政机关公文处理办法》，是规范公文处理工作、提高公文处理水平的保证。