县级数字化档案管理的应用现状及未来前景研究

县级数字化档案管理的应用现状及未来前景研究
引言
对于档案应用数字技术进行管理，可以有效保管档案资料，同时发挥其利用价值。但是，在应用档案数字化技术的过程中，会存在各种影响因素，导致数字化技术的应用价值不能充分发挥出来。这就要求各单位要充分考虑到实际工作需要，根据档案数字化发展所具备的特点，将优质的人才队伍建立起来，做到工作标准化、统一化，实现档案资源共享，使档案数字化发展的同时，能够提高管理质量。所以，在应用数字技术实施档案管理的时候，需要树立服务理念，以提高档案服务质量为目标展开工作，使数字技术的功能得以充分发挥。
一、档案管理中应用数字技术的意义
在进行档案管理中应用数字技术，可以将复杂的档案资源简单化，繁琐的档案管理流程简单化，且在进行档案管理中不再受到时间的约束和空间的限制，充分发挥数字技术的优势。用户在查阅档案资料的时候，应用检索功能就可以满足需求，即使不在现场，使用智能手机登录到指定的平台，就可以获得信息，由此提高了档案使用效率。
应用数字技术实施档案管理，可以全方位地展开档案管理工作，更有效地为用户提供服务。
二、数字化档案管理的优势
（一）将存储与利用相结合
档案的存储不是目的，而是要发挥其使用价值，所以，仅仅是存储档案无法获得良好的利用效果。档案数字化管理，对于这方面的问题能够有效解决，不仅可以对档案资源实施必要的存储，还可以充分发挥其利用功能，确保档案资料发挥服务价值。
（二）将资料价值和版本价值剥离
应用先进的档案数字化技术，通过数字技术的应用，档案资料内容的清晰度有所提高，还可以发挥数字技术的修复功能，让模糊、残缺的档案资料保持完整，使原始资料保存下来。研究人员以及用户只需要应用数字技术就可以对资料内容进行查找并阅读，而不需要阅读原始资料。因此，档案数字化可以促使资料信息的阅读量增加，而且方便检索，管理也更加容易，使档案的利用率大大提高，其应用价值得以体现。
（三）应用档案数据库系统促进提升档案管理效率
在档案数字化发展进程中，将相应的档案数据库系统建立起来，使信息容量有所增加。其可以提供的检索方法多种多样，可以有效保存档案并合理利用，这样不仅可以获得良好的档案保护效果，而且档案的利用效率也大大提高。通过运行先进的数据库系统，保存档案资料和利用的时候，档案资料得到高效利用，对档案管理效率的提升起到促进作用。
三、县级档案数字化管理现状
（一）数字化技术应用标准缺乏统一性
对于档案数字化管理中会存在一些问题，所采用的解决方法中没有考虑到应用档案数字化技术特点以及所存在的规律。落实到具体的工作中，往往会出现一些问题，不能很好地发挥数字技术的优势，在档案管理工作中不能发挥其作用。出现这些问题是由于没有明确应用数字技术的方法，也没有制定统一的标准，所以，应用档案数字化技术的时候不能获得良好的效果。
（二）人才匮乏
档案数字技术已经得到高度重视，但是由于缺乏高素质人才，导致数字技术的应用不能达到预期的效果，技术操作不能满足要求。当前来看，一些档案管理人员在档案资料的存储和利用中，没有积极总结技术经验。在工作过程中会遇到各种各样的技术问题，使数字技术不能很好地发挥作用，导致各方面工作不能获得良好的效果，档案数字化技术的应用需要无法得到满足。
（三）不能实现资源共享
在应用档案数字化技术的时候不可避免地受到各种因素的影响，由此产生资源不能共享的问题。在保护和利用档案的过程中，要对知识产权予以保护，各单位通常会根据自己的需要开发数据库系统，将相应的文件格式制作出来。对档案资料在线阅读和下载阅读，往往只能在局域网中进行。用户要阅读资料非常不方便，管理档案资料的难度也增加了，资源共享效果大大降低。