办公室接打电话需要注意什么

办公室接打电话需要注意什么每天在办公室里，我们会经常性地接打电话，电话的对象可能是领导、同事，可能是客户，还可能是家人朋友。接打电话这事儿很简单，通了就说呗，但是在办公室里接打电话，尤其是那种开放式的办公环境，大家在一个大屋子里工作，接打电话这事儿就值得说道说道啦。打电话应该注意：私事长话短说工作时间接打私人电话无可厚非，但是如果说起来没完没了那就是您的不对啦！这么做有两个明显的坏处：第一，空间就那么大，大家都能或多或少地听到您在打私人电话，频繁地或者长时间的私人电话，很容易让人反感，尤其是某些人因工作不顺而心情烦躁的时候，冲您发飙都是有可能的。第二，您的领导会觉得您太闲了，居然有大把的时间打私人电话，那么好吧，给您加活儿妥妥的，外加看您不顺眼！基于这两点，在办公室里，私人电话长话短说，聚焦工作最明智！控制音量，注意态度有些人打电话嗓门特别大，这一点的坏处显而易见，周围人说不定都得戴上耳机图个清静，那心里还不讨厌您？没有公德心的标签没跑了！还有的人打电话很情绪化，尤其是作为甲方的公司里很常见。打电话的时候，控制分贝，注意态度，能体现良好的职业素养，是优秀职场人的必备特质。汇报交流，能面谈就不要打电话工作中经常会遇到需要和同事讨论交流自己向领导请示汇报的情形。现在聊天软件方便快捷，有些人就懒得动弹啦，啥事儿都电话解决。其实这是个不太好的习惯，汇报交流这种事儿还是方面进行更妥当。一方面，面对面交流会更详细更具体，也更有成效；另一方面，当面沟通也显得更有诚意，彰显自己对人对事的重视程度。所以，懒得动不可取，汇报交流这种事最好就不要依赖电话啦！事情说完，稍等下再挂电话，或者等对方先挂不要立刻、迅速就挂电话，这是一种礼貌。不信您自己体验一下，别人和您通话后，等您最后一个字刚落音，电话立刻就挂断，那种感觉特别不舒服，好像巴不得赶紧结束谈话一样！挂电话这个动作很细小，但是还是那句老话，细节决定成败，这么一个不经意的动作可能让对方心中留下不满的种子，说不定哪天就给您贴个“令人讨厌”的标签，岂不冤枉？！所以，选择一种礼貌的做法吧，很简单：事情说完，稍等下再挂电话，或者等对方先挂！接电话应该注意：1.电话机旁时刻准备着纸和笔，当对方要您记录一些重点或者要您向您领导汇报一些内容的时候，您会迅速的找到笔和纸记录下来。如果您没有及时记录下来，很有可能在汇报的时候造成错误和疏漏，影响公司的正常工作。而如果您在接听电话的过程中要求对方稍等一下去寻找笔和纸，对方很有可能会认为您对他不够尊重。2.接听电话的时候要足够的专心，在接听电话的时候要停止手上其他的工作和动作，不要一边接听电话一边与身边的人说话，这样电话那边的人会觉得您不尊重他。3.接听电话的时候一定要坐姿端正，不要东倒西歪。因为不同的坐姿所发出的声音也有所不同，另外坐姿不正确手中的电话容易滑落，对方会认为您不尊重他。4.如果可以，请在接听电话的时候要面带微笑，即使对方看不到您，也能感受到您的热情。5.要在电话铃声响起三声以内接听电话，如果超过六声才接听电话您需要对对方表示歉意。