2023年关于新时代企业档案管理体制的调研报告

关于新时代企业档案管理体制的调研报告

一、企业档案管理体制的现状

1.企业档案管理体制的“上层建筑”

企业档案管理体制可以简单概括为“档案部门抓全面，搞指导；主管机关抓领导，下任务；企业自身抓管理，促利用”。而档案部门和主管机关的职能就是代表企业档案管理体制的“上层建筑”，也就是领导决策。其具体表现为：一是各级档案行政管理部门依据《档案法》所赋予的职权和政府机关的行政职能，对所辖区域的档案工作展开组织协调、宏观管理和监督指导，既发挥了行政职能，又履行了执法监督的职责；二是各专业主管机关根据档案部门的要求，从抓领导认识入手，以下达任务指标为起步，把企业档案工作列入整体管理之中，对辖企业压担子、提要求，促使企业提高认识、自我加压。实践证明，这是做好企业档案工作的重要条件和必要环节。

2.企业档案管理体制运营现状分类

由于企业的所有制形式、组织形式和管理方式差异很大，因而企业的管理体制也有较大差异，从调查情况看，大致有五种情况：一是国有和集体大中型企业。由于基础较好，管理正规，大都设立专门的档案室（或档案科），负责对本企业的档案工作实行集中统一管理，或统一领导、统一制度以及分级管理。其档案机构有的是与其他职能部门平行的单独机构，有的则隶属于某个职能部门，这种体制基本能够根据各级档案行政管理部门与专业主管机关的要求履行职责；二是国有和集体小型企业。由于专业主管机关的要求和受大中型企业的影响，大都有一个隶属于某一职能部门（科室）的档案室，或在某一科室中设有专（兼）职档案员，具体负责管理本单位的档案，这种体制绝大部分能够根据档案部门和专业主管机关的要求，从事管理，提供服务。但有时难以对其他科室实施监督指导，较难保证文件材料的齐全完整；三是股份制企业。股份制企业又包含两种情况，一种是由国有、集体企业改制且国家、集体占主导地位的，基本上延续了国有和集体企业的档案管理体制和方式。另一种是新组建的股份制企业和个人股份占主导地位的企业，大都无专门的档案管理机构，而是分口管理，分级负责，个别的小型企业还把档案分散在个人手中，这种体制难以实行科学的管理和利用；四是中外合资企业。也分两种情况，一种是中方控股，中方管理或外方控股，中方管理，这种情况基本与国有和集体企业一样，有专门的机构和人员，档案工作也比较正规。另外一种是外方控股、外方管理的企业，大都无专门的档案机构和人员，其档案管理随意性很大；五是外商独资企业的个体私营企业。这种企业内绝大部分既无档案机构，又无档案人员，其档案主要是控制在有关人员手里或企业老板手里。

二、企业档案管理机制存在的问题剖析

一是有些企业的体制运行并不畅通，各级档案行政管理部门的政策、规范和标准难以及时有效地贯彻落实；二是档案行政管理部门与专业主管机关的衔接缺乏规范性，完全靠人为操作；三是专业主管机关对企业的档案管理还未真正纳入整体管理和目标管理，其工作开展在很大程度上是靠争取，靠督促；四是企业自身档案的管理体制缺乏统一性，工作力度不够，工作领域不宽，主动超前的服务功能不强，还难以适应市场变化和企业发展的需要。这些问题的存在，一定程度上制约了企业档案工作全面及协调开展。因此，建立适应社会主义市场经济和不同所有制形式与组织形式的企业档案管理体制，是推动企业档案工作再上新台阶的重要途径。

三、新时代企业档案管理体制的思考

1.市场经济为企业档案工作带来的冲击和影响分析

档案工作以其记录历史真迹、提供凭证和信息服务等特有功能独树一帜，是市场经济中必不可少的重要环节和基础条件。而在市场经济发生变化时，首当其冲的就是档案工作。据笔者分析，市场经济造成的冲击和影响主要为档案工作带来了以下五个方面的变化：一是档案的所有制形式发生变化。在传统的计划经济条件下，一切财产归国家所有，档案自然也是国家所有。实行市场经济后，公有制虽然仍是国家经济的主导，但个体经济、私营经济、外资经济和股份制经济等多种经济成分同时并存。企业所有制形式的多元化，使作为记录经济活动的档案由统一国有转变为国家、集体、个人所有及股东共有等多种形式并存的所属关系。二是档案管理形式发生变化。万变的市场经济和激烈的市场竞争，要求形成高效率、快节奏的运行机制。档案信息各自为政、分散管理，显然已不适应市场经济的要求，必须建立统一有效的综合管理网络，形成完善的档案信息系统，以便快速及时地处理、传递各类信息，更好地发挥档案信息中心的整体功能。三是档案的社会需求结构发生变化。在实行市场经济前，社会对档案的需求主要体现在政治、文化和工作考查方面。实行市场经济后，经济活动方面明显增多，经营决策、产品生产、市场营销和经济纠纷等无一不需要利用档案，这使得档案在经济建设中所发挥的效能越来越大，所处的地位也越来越显著。四是档案服务方式和内容发生变化。高速运转、讲求效益是市场经济的显著特点，传统的“坐门等客、你要我调”的被动型、封闭型服务方式和提供档案原件的单一模式，已不适应市场经济的需要。档案服务工作必然向主动型、开放型和多途径以及多角度服务方式转变。五是档案行政管理工作难度增加。在计划经济条件下，政府部门对经济活动通过行政命令展开管理，档案部门管理企业档案工作也主要靠行政手段来完成。实行市场经济后，企业成为自主经营、自负盈亏和依法纳税的经济实体，档案工作仅以行政手段管理的难度相应增加。

2.企业档案工作亟待变换方法应对市场经济体制变化

针对市场经济体制对企业档案工作产生的影响，笔者结合实际展开思考，若要保证企业档案工作的发展，必须加大改革力度，完善管理体制，调整工作思路，改进方法手段，建立起适应市场经济的新型企业档案管理体制。