如何提高办公室工作效率？

办公室作为上传下达的机构、内外接待的窗口，纵观工作特点，始终体现出既具体又琐碎、既单调又重复的特点，因此，如何注重细节和工作人员素质，提高办公室的工作水平和工作效率就成为管理工作中的重中之重。
一、办公室工作效率不高的原因及表现一是淡化细节观念，降低工作效率。办公室工作无论是文件精神的上传下达，还是单位活动的贯彻落实都是为企业开展经营管理活动提供服务的，只有做到事无巨细才能有效地保证各项工作的开展。比如传达公司下发的通知文件需反馈学习心得，却没有表明具体上交的时间等，这些看似细微的地方却影响了员工对该项工作的理解力，这也就直接导致了开展工作不及时、落实情况不到位、收集信息不准确等问题的存在，而再次就问题进行解释工作效率大打折扣。二是忽略细节管理，影响领导决策力。办公室工作作为上下级开展工作的纽带，既要做到正确、及时传达领导的决策，更要快捷、准确地收集开展工作时的相关信息。比如在各类评优选先工作开展过程中，如果出现了张冠李戴的情况，并将错误的信息汇报给领导，就会影响到领导对真实情况的掌握，甚至可能产生下步工作安排错误，工作绕弯子的现象。三是缺乏细节意识，破坏企业形象。办公室工作经常直接面对员工的需求，因此，能否高效快捷解决领导和同事的问题，是决定个人能否将服务理念落到实处的最好体现。比如给员工办理相关工作手续时，如果没有把办理要求和细节给员工讲清楚，员工会在多个部门反复跑腿，既破坏了部门形象，也为日后工作有效开展加大难度。四是遗漏细节模式，加大管理难度。办公室工作与相关职能科室之间彼此关联，虽是独立却不脱节的关系。因此，在办公室人员的分配过程中，即使是细小的职能划分也应做好安排。一旦工作中出现死角、盲角、无人负责的现象，推诿塞责必将造成管理混乱的局面。二、提高办公室工作效率的对策办公室工作的特点，需要工作人员牢固树立“以小事为重”的思想，始终要保持高度负责的工作态度，从细微处入手，踏踏实实地把小事做细、做好。一是创新服务机制，体现办公管理职能。办公室工作应从完善、规范和细化各项工作流程、标准入手，制定相关制度和保障措施来解决或处理好制约工作效率中的“瓶颈”问题。比如、对一些变化不大、重复性很强的工作，我们可以采取模块化管理方式，构造没有变化的单一性操作流程，以规范的操作模式来减少工作中的疏漏。从而使办公室成员都能做到对自己的工作内容心中有数，并有计划地安排好自己的工作程序。二是加强综合素质，提高自身工作水平。办公室工作人员不仅要具备较强的工作能力，还要不断提高自身的政治理论素质。一是要从提高自身素质上下功夫。许多人不屑于或疏于小事的细节，从而形成在实际工作中，大事不会做，小事做不来的局面。要努力克服心浮气躁、急于求成、粗心大意的弱点，树立“以小事为重”的思想，将“重视细节、把小事做细”逐渐培养成一种习惯，踏踏实实把小事做细、做好。二是要在执行力上狠下功夫，努力克服执行不力、落实不严的现象，以绝对的执行和落实来保证把每项工作做细、做实、做好。同时，我们也要牢固树立质量效益理念，认清“未增值的工作就是浪费”。因为只有真正理解了领导的意图并严格按照要求执行才能取得高效的工作成绩，即做“正确的事”才有正确的结果。三是注意培养每个工作人员的协调能力、沟通能力，扎扎实实提高每一个人的素质，那么办公室的整体素质将会提高一大步。三是加强团队意识，发挥企业协作精神。在同一个部门工作，主要工作的程序和方法大家都会，只有细节体现水平。而细节不仅是个人需要注意的问题，更是一个团队需要重视的问题。团队的协同努力比个人的单独奋斗更有利于组织目标的实现。要充分调动每个人的积极性、求得思想上的统一，以形成一个同舟共济、开拓进取、拼搏向上的团队。由于人员性格、阅历和分工不同，在工作中难免会出现矛盾和不协调的现象，这就要求我们办公室的每个成员都要善于站在全局的高度，充分发扬民主，广泛听取不同意见，搞好团结，增加凝聚力和向心力，发挥好整体功能。在具体工作中，在管理的一些细节问题上，要遇事多商量，多通气，自觉做到“内图同心协力，外谋合作支持”，努力弹好内部“协奏曲”。四是加强内部沟通，有效利用各类资源。办公室工作无小事，方方面面的工作都不容忽视，一点点的纰漏和闪失都容易影响到办公室的整体工作，甚至会影响到企业的正常生产经营活动。但是，每个人的精力都是有限的，要想事事俱到、事事做得圆满，那也是不切实际的。而且不容忽视的是，我们也会因为某些客观原因将工作进行“二传手”，同时，领导在安排工作时也可能事先进行了分解，这些可能发生的情况都会改变工作进展程度及实施力度。所以，办公室的各项工作更应确保加强沟通与协调。只有每一个办公室成员，积极主动地开展工作，从大局上着眼，从细节上入手，做好协调，才能赢得工作的主动权。五是善于工作总结，创新管理模式。提高办公室工作效率，首先要强调对工作全局的把握，要注重创新管理与服务意识的关系、工作效率与磨蹭拖拉的关系、全面和重点的关系。每项工作的开展虽然是相同的工作团队、相同的服务对象，但因为具体实施所存在的差异性，就要求我们对工作的方方面面善于总结归纳。并且在总结的基础上，进行理顺并创新分工模式和管理模式，最大程度地调动人员积极性，发挥创造力。在当今竞争激烈的社会中，立大志、干大事，精神固然可嘉，但只有脚踏实地地从小事做起，从点滴做起，注重工作中的每一个细节，以认真的态度做好岗位上的每一件小事，以高度的责任心对待工作中的每一个细节，才能在平凡的岗位上创造出最大的价值。因为没有细节就不可能干好办公室工作，没有细节就不可能铸造辉煌。