浅谈如何做好文件收发工作

浅谈如何做好文件收发工作 文件收发是各级机关办公室工作中至关重要的组成部分，它承载着重要文件及信息 的收集、传递、整理、归档等重要工作，是各类信息汇集的平台、文件传输的驿站，其 工作质量与好坏，直接反映出办公室的综合服务水平，具有高度的政治性、严格的规范 性和谨密的程序性。本人结合实际工作，浅谈以下几点： 一、文件收发工作的特点及规律 文件收发工作是办公室职能运转的关键环节，承担着上级机关来文的登记、办理、 呈送、归档。本级机关文件的印制、分发、存档、保管等。做好文件收发工作，是有效 落实领导决策部署、保证重要信息安全、确保政令畅通的必然要求，而在财政系统，文 件收发工作又有其特定的规律和特征，主要体现于以下几点： （一）“重”。即岗位责重。文件收发工作岗位特殊，责任重大，处于办公室职能运 转地位最核心，联系各方利益关切最广泛，服务各级领导决策部署最直接，如果说办公 室是整个局机关的“中枢”，那么文件收发工作则是办公室的“中枢核”，牵一发而动全身 。在我们财政系统，看似一份小小的文件可能就事关一个重大的民生项目，看似一个小 小的失误也许就会影响到很多人的切身利益。因此，能否胜任本职岗位，是对我们每一 名文件收发人员责任、作风、素质、能力最有效的检验。 （二）“杂”。即纷繁复杂。很多人认为，文件收发工作就是“邮递员”工作，缺少技 术含量，实则不然，只有真正从事过这项工作的人才会体会到它的事无巨细、高标准与 严要求，就像一锅大杂烩，不理出头绪，就会造成一团乱麻导致杂乱无章；不沉下心思 摸索其特点规律，就会盲人摸象分不清门道。 （三）“碎”。即环节细碎。文件收发工作，从收文登记、传阅督办、清退保存整个 过程所涉及到的细节较多，一份文件从传递前、传递中、传递后就包含了接收、拟办、 呈送、分发、回馈、归档、清退等一系列流程化管理，从收文、承办再到具体落实，往 往会出现传递次数多、时间跨度长的特点。如果漏掉其中任何一个不起眼的细微环节， 稍有不慎，就会导致工作中的被动，甚至有些失误还会给全局性工作带来负面影响。 （四）“广”。即涉及面广。在财政系统，文件收发工作涉及面十分广泛，仅…年全年 ，我局共办理省市财政部门及县委、县政府以上党政机关公文…份，各类资金请示文件… 份，累计传递达10000多人次。其中还涵盖了涉密、应急、督办等各类文件…余件，呈现 出了应急事项多、涉密风险大，传递范围广的典型特征。 二、做好文件收发工作的几点体会 要做好文件收发工作，就必须结合财政工作实情，摸索出一套适合本单位实际的精 细化管理路子，切实认清做好这项工作的极端重要性，扎实念好“细”、“实“、“快”三字 诀，追求零差错、零失误、零瑕疵。确保不让“中枢核”变成“梗阻源”。 （一）在“细”字上动脑筋。严谨细致是做好文件收发工作的先决条件。所谓“细节决 定成败”阐述的就是这个道理，要想真正做好这项工作，就必须要在“细”字上动脑筋。其 一要细心揣摩。文件收发人员要善于总结、分析、摸索其特定的规律，在财政系统，涉 及最广泛、最重要的就是各类资金请示文件，如不认真仔细，往往就会贻误时机造成被 动。细微之处见精神，粗心大意是文件收发工作中的大忌，所以我们要立足本职岗位， 通过岗位实践，锻造成为实际工作中的“活电脑”，努力争做一名 “有心人”、“明白人”。其二要精细管理。细化分类是收发文实际工作中的核心要素，是 确保便捷查阅的重要手段，是提升工作质效的关键所在。俗话说“好记性不如烂笔头”， 文件收发工作必须严格落实“痕迹管理”，实行分类归档保存，确保有章可循、有据可查 。切实做到登记一本账、存档一套册、查找一口清。促使文件收发工作真正成为服务领 导决策的“信息库”。其三要规范操作。不以规矩难成方圆，文件收发工作环节细碎、程 序复杂、每一类文件传递的对象、途径、范围都不同，只有在每个环节处理中固化流程 ，坚持规范标准的操作方法，形成一整套制度化、规范化的操作机制，按照领导签发的 意见，做到一一对应检查、精准无误传递，才能避免因处理环节不当