会议筹备工作十要点

会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂，但实际上还是有章可循的。笔者结合多年的 实践，谈些粗浅的做法和体会，与同行们进行交流。关于会议的筹备，具体讲要做好以 下十项工作。 一确定会议名称 会议名称也就是会议的题目，如“全国卫生工作会议” “全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成：一是会 议范围，二是会议内容，三是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会” “座谈会”“研讨会”等。 二初定会议步骤 会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序 的基础。程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按 照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排，是程序的具体化。会议的 步骤是会议有条不紊进行的保证，一旦经过领导批准，切不可随意变动。 三草拟会议通知 会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点 、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付 的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员 起草，这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议，报送请示时，要附上 会议通知的代拟稿。 四会议经费预算 会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费 、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作 报告，还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。 五办理会议报批 重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的 时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。 六下发会议通知 会议通知务必经过处室领导审核，主管领导签发。下发会议通知要专人负责，避免遗 漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点：一是会议通知下发要及时。下发过早，参 会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员收不到会议通知，即使收到通知，难于安排手头 的工作，也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容 重要的会议要随会议通知附会议回执，内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职 务（职称）、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等 。会前1～2天还要再次联系，以确保与会人员能够按时参会。 七准备会议材料 会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见 的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议 主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词，它又叫程序稿，通过主持人在会议 期间的讲话来体现会议的程序。主持词的起草要注意三点：一是要力求文字口语化。因 为主持词仅供主持人使用，其他与会人员没有主持词的文字稿，所以文字要通俗易懂， 切忌出现晦涩难懂的古诗词，或过分华丽的辞章。二是要注意会议程序的衔接。讲话要 承前启后，简明扼要地总结前面发言人的讲话要点，顺理成章地引出下一个发言人。语 言要力求简洁，避免重复和啰嗦，切忌话中套话，使人听不出头绪。三是主持词的内容 要提纲挈领，不要有论述性的话语，篇幅不宜太长，以免冲谈会议的主题。 八选择布置会场 开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理会 起到不可忽视的作用，直接影响到会议的效果。因此，要重视会场的选择和布置。 会场的大小要根据参会人数的多少来定，还要根据会议的需要考虑会场的设备，如会 场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置是办会工作的一项重要内容 ，主要有：一是会标的布置。会标应与会议的名称一致，字数要少而精，如“全国卫生工 作会议”。二是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原则是“左为尊，右为次”。主席台 上就座的人数最好为单数，最主要的领导居中，其他席位卡按照先左后右的顺序分别依 次摆放。三是主席台的摆放。一般有两种形式：其一，主席台高于台下的座位。适用于 人